Die Anerkennung von Rehabilitationssportgruppen haben die Kostenträger auf Verbände wie dem Sächsischen Behinderten- und Rehabilitationssportverband e.V. (SBV) übertragen. Sie erfolgt nach Kriterien, die in der aktuellen Rahmenvereinbarung   „Rehabilitationssport und Funktionstraining“ in Anlage 1 dokumentiert sind. Darin ist auch eine Pflicht zur Meldung der anerkannten Rehabilitationssportgruppen nach einheitlichen Vorgaben enthalten. Der SBV hat dafür eine Datenbank erstellt, in der alle notwendigen Angaben zu den zertifizierten Rehabilitationssportgruppen enthalten sind. 

Die Vereine können so die Verwaltung ihrer Rehagruppen weitestgehend papierlos über diese Datenbank vornehmen, Gruppen an-, um- und abmelden sowie die Rehagruppen rezertifizieren. 

Diese Daten werden vierteljährlich an die Kostenträger übermittelt. Mit den darin enthaltenen Daten bestätigt der SBV den Kostenträgern, dass die Rehabilitationssportgruppen ordnungsgemäß zertifiziert sind. In den Geschäftsstellen der Kostenträger werden die gemeldeten Rehabilitationssportgruppen auch für die Beratung ihrer Versicherten genutzt, wo sie Anbieter und Gruppen finden können. Außerdem können nur Leistungen abgerechnet werden, die in zertifizierten Rehabilitationssportgruppen erbracht werden. Der Versicherungsschutz für die Teilnehmer ist nur in den gemeldeten Rehabilitationssportgruppen gegeben.

Die Rezertifizierung der Rehabilitationssportgruppen erfolgt alle zwei Jahre und ist für die Mitgliedsvereine des SBV kostenfrei. Die Vereine haben einen Zugang zu den von ihnen gemeldeten Gruppen und können unkompliziert Änderungen auch zwischenzeitlich vornehmen. Dies ist unbedingt notwendig, wenn Lizenzen von Übungsleitern innerhalb der zwei Jahre auslaufen. In diesen Fällen ist ein Übungsleiter zu hinterlegen, der die Gruppe mit einer gültigen Lizenz führt. Bei einer Überprüfung in diesem Jahr haben wir bei einigen Vereinen abgelaufene Lizenzen gefunden bzw. waren Übungsleiter noch hinterlegt, wo die Lizenz nicht mit der gemeldeten Gruppenindikation übereinstimmte. Wir haben die Vereine schriftlich auf Probleme aufmerksam macht und eine Frist zur Klärung eingeräumt.

In der Datenbank sind Übungsleiter, deren Lizenz gültig ist grün markiert, Übungsleiter mit abgelaufener Lizenz rot und ohne farbliche Hervorhebung stimmt die vorhandene Lizenz nicht mit der Indikation der Gruppe überein. 

Wir empfehlen jeweils den Hauptübungsleiter pro Gruppe sowie einen Stellvertreter zu hinterlegen. Das schließt nicht aus, dass jeder Übungsleiter mit einer gültigen Lizenz die Gruppe vertretungsweise führen kann, was dann auch nicht gemeldet werden muss.

Rehabilitationssportgruppen die länger als drei Monate nicht mehr durchgeführt werden, sind entsprechend abzumelden.